PDF Planner: pianifica e migliora la tua produttività

Create il vostro sistema – decidete cosa tenere traccia e dove

Il prossimo passo è decidere cosa tenere traccia nel vostro planner. Forse avete già un’idea di ciò che volete tenere sotto controllo, ma scriverlo vi aiuterà a organizzare meglio il vostro planner e a creare un sistema che funzioni per voi.

Iniziamo facendo un elenco di tutto ciò che si deve tenere sotto controllo, poi cominciamo a raggrupparlo per categoria. Le categorie finiscono poi per diventare i vari divisori. Ecco un esempio delle cose più comuni di cui si tiene traccia nelle agende:

• Calendario: appuntamenti, eventi, compleanni, orari del coniuge, orari dei figli, orari della scuola, orari del lavoro, vacanze
• Finanze: spese, bollette, ordini online, tracciamento del debito/risparmio, reddito, budget, liste della spesa, liste dei desideri, ecc.
• Casa/Famiglia: elenchi di pulizie, compleanni, anniversari, informazioni sui bambini, pianificazione delle vacanze, progetti per la casa, organizzazione/decluttering.
• Obiettivi: elenchi di cose da fare, azioni, progetti, scadenze.
• Salute/Fitness: tracker dell’esercizio fisico, pianificazione dei pasti, liste della spesa, tracker del peso/misure, registro degli alimenti, tracker dell’umore, tracker dei mal di testa/sintomi, tracker delle mestruazioni/fertilità, tracker dei farmaci
• Personale: elenchi di trucchi, idee, routine mattina/sera, abitudini, gratitudine, affermazioni, elenchi di cose da fare, libri letti, programmi televisivi, film, attività familiari
• Lavoro/azienda: idee/elenchi di brainstorming, tracker delle entrate/spese aziendali, statistiche/analisi, registro dei chilometri percorsi, password.

Ora, dove andranno queste sezioni? Se saranno usate più spesso, vi suggeriamo di metterle proprio all’inizio del vostro planner. La prima pagina è di solito la panoramica degli obiettivi. E’ come avere sempre un promemoria di ciò che si sta facendo. In successione si possono mettere le sezioni del calendario e degli orari, poi gli elenchi, le finanze e le note.

Impostatelo nel modo in cui sapete che funziona per voi.

Valutate se avere più planner

Un’altra opzione è quella di utilizzare più agende/quaderni/planner. La maggior parte delle persone preferisce avere planner diversi per scopi diversi: magari uno per la pianificazione, uno per tutti gli appunti e uno come diario. La cosa importante da sapere è che se utilizzate più quaderni o agende, dovete mantenere un unico calendario.

Stabilite ora dove il vostro planner sarà facilmente accessibile, in modo da poterlo usare ogni giorno.

Organizzare l’utilizzo dell’intero sistema

Decidete come gestire le informazioni in arrivo. Se il vostro planner è sempre con voi, potete scriverle direttamente sul mese/settimana/giorno. Oppure potete creare una pagina in cui inserire tutte le informazioni in arrivo.

Se sapete che non avrete accesso all’agenda, potete usare l’app per le note sullo smartphone o inserirle direttamente nel calendario del telefono. Poi trasferitele nel vostro planner durante la sessione di pianificazione giornaliera.

Determinate tutte le cose che fate regolarmente. Queste sono le vostre routine o attività ricorrenti. Cose che probabilmente non è necessario annotare ogni giorno, ma che devono comunque essere fatte. Potete usare le pagine delle note o un cartoncino per scrivere un elenco di cose che vorreste che vi venissero ricordate in determinati intervalli di tempo, siano essi giornalieri, settimanali, mensili, trimestrali o annuali. Ad esempio, se si tratta di pulizie di routine, si sceglierà un giorno specifico per farle tutte o si sceglierà una stanza o un’area per ogni settimana? Potete anche aggiungere compiti come le pulizie di primavera o le pulizie profonde a intervalli diversi.

Il vantaggio di avere questo elenco è quello di liberare spazio nel cervello senza dover ricordare tutto. Avrete più chiarezza vedendo tutto ciò che dovete fare in un colpo d’occhio. E sarete in grado di occuparvi delle piccole cose con costanza.

Utilizzare il calendario mensile

A partire dal mese corrente del vostro planner, iniziate a scrivere tutti gli eventi del vostro calendario. Potete iniziare con i compleanni e gli anniversari. Poi potete iniziare ad aggiungere altri eventi o appuntamenti di cui siete già a conoscenza.

Gli eventi del calendario sono attività o promemoria specifici per il tempo. Possono essere eventi unici o ricorrenti. Ma si verificano sempre a un’ora e a una data specifica.

È inoltre buona norma utilizzare un solo calendario sia per la casa/personale che per il lavoro. Si sa che a molte persone piace usare più agende, ma averne più di una può rendere difficile capire quanto tempo si ha realmente a disposizione. Combinando il calendario personale e quello di lavoro si può vedere quanto tempo libero si ha realmente a disposizione, è molto più facile mantenere il proprio sistema e non si rischia di prenotare due volte gli eventi per sbaglio.

Potrete aggiungere altre cose al calendario mensile in un secondo momento, ma per ora le basi sono sufficienti. Compilate tutti i calendari mensili che volete, oppure limitatevi a questo mese per non complicare le cose.

Fare un elenco di obiettivi e compiti

Pensate a ciò che vorreste realizzare nei prossimi 3-6 mesi. Scrivete questo elenco nella vostra agenda, che servirà come lista principale. Poi iniziate a suddividere questi obiettivi in un elenco di obiettivi o compiti più piccoli da svolgere nel mese. Questo può essere aggiunto all’elenco mensile delle cose da fare. Successivamente, suddividetelo in compiti più specifici con maggiori dettagli e aggiungetelo alle pagine dell’agenda settimanale o giornaliera.

Organizzate i vostri elenchi di compiti per progetto o categoria. Grazie a un elenco organizzato, non dovrete preoccuparvi di perdere qualcosa. Assicuratevi di consultare regolarmente questi elenchi.

Aggiungere ulteriori dettagli al programma settimanale o giornaliero

Ora è il momento di impostare la sezione settimanale del planner. Utilizzate il calendario mensile per pianificare le attività da svolgere ogni settimana e in quale giorno. Le pagine settimanali di solito hanno sezioni più ampie per ogni giorno della settimana, in modo da avere abbastanza spazio per annotare dettagli come liste di cose da fare per completare i compiti o cose di cui si ha bisogno prima di un appuntamento o di un evento.

Se utilizzate un’agenda giornaliera o una carta stampata giornaliera come quelle che si trovano su internet (ad esempio qui), potete pianificare l’intera giornata con le vostre abitudini, i pasti e poi inserire i compiti da svolgere nello spazio in cui avrete tempo.

Cercate di programmare nella vostra agenda anche il tempo per le attività della vita, come la famiglia, la cura di sé e altre attività non lavorative. Includete un tempo cuscinetto nella vostra agenda, in modo che se le cose non vanno secondo i piani non deraglino il resto della giornata. Ricordate: i vostri programmi devono essere flessibili.

Quando utilizzate questa sezione del vostro planner, cercate di rendere abituale la revisione e la pianificazione ogni sera o mattina. Assicuratevi che la vostra lista di cose da fare per ogni giorno includa solo 3-5 compiti principali, usate verbi d’azione e assegnate il tempo stimato necessario per completare il compito. Poi mettetevi al lavoro e svolgete l’attività quando l’avete pianificata.

Ci saranno sempre compiti urgenti che si presenteranno all’ultimo minuto e anche questi dovranno essere aggiunti alla vostra lista giornaliera. Assicuratevi che le vostre attività continuino ad avanzare. Controllate i vostri compiti, spostateli al giorno successivo se non li avete portati a termine o cancellateli se non sono più possibili.

Tenere traccia di tutto e di tutto ciò che si vuole

A questo punto avete completato la parte principale dell’agenda. Anche con tutti questi suggerimenti, questo è solo l’inizio di tutte le cose che si possono fare con un’agenda giornaliera. Si tratta di uno strumento davvero personalizzabile, che potete utilizzare nel modo più adatto alle vostre esigenze e al vostro stile di vita.

Si può decidere di fermarsi qui o di continuare con altri dettagli. Potreste aggiungere una chiave, fare una codifica dei colori o aggiungere altre pagine per altre esigenze di produttività. Potete trovare stampati mensili/settimanali/finanziari per molti formati di planner ad esempio su Digital Lovers a pochi dollari.

Ora che il vostro planner è pronto, non vi resta che usarlo quotidianamente: siete pronti per iniziare!

Man mano che la vostra vita cambia, siate pronti a modificare il vostro sistema di planner. Potreste scoprire che non avete più bisogno di tanti elenchi. Oppure potreste scoprire che una settimana su una pagina è tutto ciò che vi serve per pianificare le vostre settimane, perché non avete bisogno di vedere solo i grandi eventi della settimana. O forse quella fantastica agenda tascabile non fa per voi perché è troppo piccola e avete troppe cose da tenere sotto controllo. Oppure potreste scoprire che la vostra agenda è troppo grande e non la usate mai perché non potete portarla da nessuna parte! Ricordate che potete iniziare il vostro planner in qualsiasi momento e cambiarlo in qualsiasi momento. Anche se non avete impostato il vostro planner il 1° gennaio, potete farlo oggi stesso (un’altra cosa positiva dell’impostazione di un planner stampabile).

Fate della pianificazione una routine!

Scegliete un momento della giornata in cui potrete rivedere e pianificare le vostre giornate. Non limitatevi a impostare il programma e a dimenticarvene! La chiave per riuscire a fare le cose è impostarla e usarla con costanza ogni giorno. Inizierete presto a vedere i vostri progressi e il vostro livello di produttività salirà alle stelle!